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Origen y Evolución de los Archivos Municipales

Los archivos municipales nacen con los centros urbanos medievales. Cuando las ciudades, villas y lugares adquieren una personalidad propia y se transforman en entidades de derecho público con jurisdicción y autonomía, constituidas por el Concejo Local recogidas y administradas por sus propios magistrados y oficiales. Sólo entonces aparece la necesidad de conservar por escrito los privilegios, normas legales y cuantas concesiones del poder central aseguraban un lugar bajo el Sol a sus poseedores. Así surgen al compás de la Reconquista y la repoblación los primeros depósitos de documentos municipales, separados de los archivos de comunidades religiosas, sedes episcopales y señoríos seculares.

Durante la Edad Media en Castilla, los escasos documentos que producían los concejos se guardaban en un arca, y era frecuente que éste se depositara en la iglesia parroquial o en otros lugares sagrados, por considerarse más seguros que la casa de concejo, cuando existía. La iglesia parroquial era también el lugar que se solía utilizar para las reuniones del concejo.

El modo de proceder para la apertura del arca y la obtención de documentos, era un acto solemne, varias eran las llaves que lo abrían, y varias las personas que las custodiaban, el corregidor, el regidor y el escribano. Tenían que reunirse los tres en el momento de la apertura del arca para extraer de él los documentos necesarios. Los regidores que eran elegidos anualmente debían entregar las llaves al terminar su periodo en el cargo.

La configuración de estos primitivos archivos estará determinada desde el principio por la obligación de responder ante una autoridad superior de los actos del Concejo. Los Reyes Católicos refuerzan esta obligación dando normas precisas para la organización de los archivos municipales. Las escrituras y privilegios deben estar a buen recaudo, evitándose con cuidado las pérdidas de documentos por préstamos y extravíos. La justicia, los regidores y el escribano serán responsables de la custodia y este último añade a sus tareas la de redactar los inventarios y registros del archivo municipal.

Pocas novedades trajeron en cuanto a la organización los siglos posteriores. Paulatinamente se va insistiendo más en la conservación y se irán ampliando tanto los tipos de documentos que han de guardarse en el arca como los instrumentos de descripción.

El cumplimiento de las leyes no debió ser muy estricto porque el20 de noviembre de 1703 Felipe V tiene que recordar los preceptos anteriores porque:

“…. siendo de tanta gravedad el perjuizio y daño irreparable que se experimenta con la novedad, que de algunos a esta parte se halla introducida de traerse, no solo los libros Parroquiales; pero también los protocolos de los escribanos, padrones de los Concejos y otros papeles originales de sus Archivos, para comprobar filiaciones, naturalezas y otros actos positivos… se han perdido algunos, y otros se ha subplantado y enmendado nombres, … pudiendo creerse, sin temeraria aprehensión, que ninguno de los que vuelve llega con aquella integra pureza que salio de su lugar…”.

A mediados del siglo XVIII se detecta un cambio cualitativo en la concepción de archivo. La ley reconoce el papel que juegan los documentos en la creación de la memoria histórica, y así se expresa en la Orden del Consejo de 6 de junio de 1759:

“… que los Ayuntamientos de los pueblos del Reyno tengan especial cuidado de que se asienten en los libros de ellos todas las Reales Cédulas, executorias y cualesquiera resoluciones, no solo las que haya necesidad de hacerse presentes en los Cabildos, sino también los despachos y otros documentos que se expiden por tribunales superiores e inferiores que miren a la posteridad…”

El siglo XIX y la legislación sobre municipios, que se sucede continuamente durante doscientos años, añade dos elementos de interés a lo ya perfilado en el Antiguo Régimen. En primer lugar, el archivo conserva toda la documentación municipal y el secretario tendrá a su cargo el archivo donde se custodiaran los libros de actas del Ayuntamiento, los expedientes, papeles y documentos pertenecientes al mismo poniendo en el mayor orden lo que tratan de los derechos del Común (Instrucción Económico-Política para el gobierno de la Provincia de 3 de febrero de 1823).

En segundo lugar la ley recoge la figura del archivero como profesional especializado, distinto al escribanos, secretario y sus auxiliares, por influencia de la creación del Cuerpo de Archiveros y Bibliotecarios del Estado.

El siglo XX solo acentúa esta evolución. El Estatuto Municipal de 8 de marzo de 1924 en su art. 222 y sobre todo del Reglamento de Secretarios de Ayuntamiento, Interventores y Empleados Municipales (Real Decreto 23 de agosto de 1924), en su art. 5, especifica las obligaciones del archivero o encargado del archivo, en unos términos muy precisos: hay que enlegajar, inventariar, clasificar, catalogar y mantener al día los inventarios.

El 13 de mayo de 1933 se aprueba la Ley de Defensa, conservación y acrecentamiento del Patrimonio Histórico Artístico, incluyendo dentro del patrimonio documental y bibliográfico de la Nación a los documentos municipales que habrán de ser protegidos como los documentos de la Administración Central. Asimismo, será reforzado en el mismo sentido, con la Ley 16/85 de Patrimonio Histórico Español, de 25 de junio.

La Constitución Española reconoce en su art. 148 a las CCAA la capacidad de asumir competencias en materia de Museos, Bibliotecas, etc. Los gobiernos autonómicos han aprovechado esta posibilidad y durante los últimos años se han redactado leyes de Archivo, como la Ley 19/2002, de Archivos Públicos de CLM, de 24 de octubre, creado archivos centrales de la Comunidad y llevado a cabo numerosas campañas de descripción de fondos lo que nos ha permitido conocer mucho mejor la naturaleza de los documentos que se conservan en los archivos municipales.

(*) Fuente: María del Carmen Cayetano Martín y Mariano García Ruipérez. La investigación y las Fuentes Documentales de los Archivos. Vol. II)